Niektórzy przedsiębiorcy z dużą powagą traktują faktury pro forma. Wszelkie dokumenty powinny być tak traktowane, jednak faktura pro forma jest tu wyjątkiem. Mimo poważnej nazwy nie jest to dokument księgowy i nie podlega ewidencji. Nie trzeba go zatem zanosić z innymi fakturami do biura rachunkowego. Faktura pro forma ma numer. Ten numer może być jednak dowolny, ponieważ faktur pro forma nie trzeba ewidencjonować. Jeżeli ktoś potrzebuje mieć pełną historię wszelkich transakcji z kontrahentami łącznie z wysłanymi do nich ofertami handlowymi może archiwizować również faktury pro forma, ponieważ są one swego rodzaju formą oferty handlowej. Często wyglądają dokładnie tak samo jak późniejsza faktura vat i gdyby nie napis pro forma mogłyby służyć odbiorcy faktury jako dokument księgowy.

Czy trzeba wystawiać faktury pro forma?

Nie ma obowiązku wystawiania faktur pro forma, tak jak nie ma obowiązku wysyłania ofert handlowych. Jednak w praktyce faktury pro forma pełnią zazwyczaj rolę faktury przedwstępnej w przypadku gdy dostawca wymaga zapłaty przed dostawą towaru lub usługi. Potencjalny odbiorca widzi wówczas dokładnie za co płaci i jaką fakturę otrzyma, jeżeli transakcja dojdzie do skutku.
Są również często formą oferty handlowej.

Czy otrzymanie faktury pro forma zobowiązuje do zapłaty?

Nie, nie zobowiązuje. Można jej nie zapłacić i kontrahent na jej podstawie nie może domagać się zapłaty. Jednak jeżeli zdecydujemy się na zapłatę musimy żądać od kontrahenta wystawienia „normalnej” faktury, bowiem dopiero na jej podstawie można prawidłowo zaksięgować transakcję.

Kiedy należy wystawić fakturę pro forma?

Faktura pro forma spełnia swoją rolę wtedy, gdy jest wystawiona przed dojściem transakcji do skutku i przed otrzymaniem zapłaty.
Jeżeli otrzymaliśmy już zapłatę nie należy wystawiać proformy, bo i po co?
W takim wypadku należy wystawić normalną fakturę.

Jeszcze o numerowaniu faktur pro forma.

Wspomniane już było, że numer faktury pro forma może być dowolny. Nawet po wystawieniu takiej faktury nie musimy zostawiać sobie kopii. Jednak trzeba wystrzegać się sytuacji, by nie wpaść na pomysł wspólnego numerowania „normalnych” faktur wraz z fakturami pro forma. Wtedy nawet w przypadku skrupulatnej ewidencji wystawionych faktur pro forma kontrola z Urzędu Skarbowego zarzuci nam nieciągłość w numerowaniu faktur sprzedażowych. Takie numerowanie faktur sprzedażowych wraz z fakturami pro forma należy traktować jako czysto teoretyczny przykład, jeśli nasza firma jest obsługiwana przez biuro rachunkowe, ponieważ to ono powinno wychwycić nieprawidłowości w numerowaniu faktur sprzedażowych.